Офбординг – це не просто звільнення співробітника. Це ціле мистецтво, як правильно та лояльно розійтись з працівником, щоб від цього всі були у виграші та не було негативних наслідків.
Що таке офбординг?
Офбординг — це процес супроводу працівника під час його звільнення або виходу з компанії. Він включає в себе усі дії та процедури необхідні для плавного та коректного виходу працівника з організації. Офбординг є важливою частиною управління персоналом, яка впливає на репутацію компанії, збереження знань та моральний дух колективу. Коли працівника звільняють абияк, це може негативно вплинути на почуття інших людей, вплинути на їхню працездатність та викликати негативні емоції у спеціаліста, якого було звільнено. Це також значною мірою впливає на репутацію компанії.
Основні етапи офбордингу або як правильно звільнити співробітника?
Офбординг включає декілька моментів, які дозволяють коректно та професійно вийти з компанії. Давайте розглянемо кожен з них детальніше:
- Оголошення про звільнення:
- Інформування керівництва: перший крок у процедурі офбордингу – це повідомити керівництву про звільнення працівника. Це може бути ініціатива самого співробітника або рішення компанії.
- Повідомлення команди: інформування команди про звільнення колеги важливо для підготовки до цього відходу і перерозподілу обов’язків. Це дозволяє зменшити стрес, допомагає роботодавцю запобігти вигоранню своїх працівників, підвищити прозорість процесу та підготувати команду до змін.
- Планування та підготовка:
- Розробка плану виходу: після оголошення про звільнення розробляється детальний план виходу, який включає всі основні кроки для передачі обов’язків та завершення поточних завдань.
- Співпраця з HR та юридичним відділом: залучення HR та юридичного відділу для забезпечення відповідності та правильності всіх процедур за законодавством та внутрішньою політикою компанії.
- Зворотний зв’язок:
- Вихідне інтерв’ю: необхідно надати можливість працівнику поділитись своїми враженнями про роботу в компанії, висловити пропозиції щодо покращення умов праці та виявити можливі проблеми. Це робиться для покращення умов праці для інших працівників. Коли людина звільняється, вона може спокійно сказати свою думку щодо компанії та на неї нічого не впливатиме.
- Аналіз зворотного зв’язку: зібрані дані необхідно проаналізувати та визначити можливі зони росту для покращення роботи у компанії та управлінні персоналом.
- Передача інформації:
- Документація процесів: створення та передача детальної документації, що описує основні процеси, проекти та обов’язки працівника.
- Навчання наступника: навчання нового працівника та передача інформації для покращення адаптації співробітника. Як наслідок, цей працівник буде виконувати обов’язки звільненого співробітника.
- Збереження корпоративної пам’яті: використання внутрішніх систем управління знаннями для збереження важливої інформації та доступу до неї.
- Юридичні та адміністративні процедури:
- Підготовка та підписання документів: підготовка всіх необхідних юридичних документів, включаючи договір про звільнення, документи про розрахунки та інші необхідні папери.
- Зняття доступу: необхідно також забезпечити відкликання всіх доступів працівника до корпоративних систем, включаючи електронну пошту, бази даних, внутрішні портали та інші ресурси. Це потрібно для забезпечення безпечного звільнення співробітника та запобігання подальших проблем та підозр з боку компанії.
- Повернення майна: повернення всіх матеріальних речей, що належать компанії (комп’ютери, телефони, ключі, пропуски тощо)
- Підтримка працівника після звільнення:
- Рекомендації та підтримка: надання рекомендацій для нового роботодавця, допомога в пошуку нової роботи та підтримка працівника під час переходу до нової організації.
- Доступ до ресурсів: деякі компанії також надають доступ до певних корпоративних ресурсів, таких як мережа контактів або освітні матеріали, навіть після завершення роботи. Це робиться не часто, але дуже гарно впливає на репутацію компанії.
Кожен етап офбордингу є важливим та відіграє значну роль у забезпеченні правильного та професійного виходу працівника з компанії. Це дозволяє зберегти знання у компанії, мінімізувати ризики та підтримувати позитивний імідж компанії. Це важливо не лише для працівника, який звільняється, але і для всієї команди, майбутніх співробітників та компанії.
Чому офбординг це важливо?
- Збереження знань: допомагає зберегти важливу інформацію та досвід, накопичений працівником, що забезпечує безперервність процесів всередині компанії. Це дуже важливо при звільненні працівника, щоб його задачі плавно перейшли до іншої людини.
- Підтримка репутації компанії: коректний офбординг позитивно впливає на репутацію компанії серед працівників та на ринку праці, показуючи, що компанія цінує своїх співробітників навіть коли вони хочуть покинути своє робоче місце.
- Мотивація та залученість працівників: покращує моральний дух і залученість тих, хто залишився працювати в компанії. Коли людей звільнюють просто так, одним днем і навіть не дбають про їхній комфорт, це буде викликати негативні емоції та стрес у тих, хто продовжує працювати у компанії. Це також негативно впливає на якість їхньої роботи.
- Мінімізація ризиків: допомагає уникнути можливих юридичних та фінансових ризиків за допомогою правильного оформлення звільнення та захисту конфіденційної інформації.
Роль технологій в офбордингу
Сучасні технології відіграють важливу роль у процесі офбордингу та полегшують управління цим процесом. Давайте роздивимось як саме технології впливають на процес звільнення співробітника:
- Автоматизація процесів:
- Чек-листи та робочі процеси: використання програмних інструментів, наприклад HRMS (система управління персоналом), для створення та управління чек-листами та іншими робочими процесами. Це допомагає забезпечити, що всі необхідні кроки будуть виконані та нічого не буде упущено.
- Автоматичні повідомлення: системи можуть автоматично відправляти повідомлення відповідальним особам щодо завдань, пов’язаних зі звільненням працівника.
- Інструменти для передачі знань:
- Системи управління знаннями (KMS): ці платформи допомагають зберегти важливу інформацію, яка є критичною при переході повноважень від одного співробітника іншому. Це можуть бути інструкції, документи, відео або записи зустрічей.
- Платформи для спільної роботи: такі інструменти, як Slack, Microsoft Teams або Asana дозволяють організувати спільну роботу команди та легкий доступ до інформації.
- Безпека управління доступом:
- Системи управління ідентифікацією та доступом (IAM): Ці системи дозволяють автоматично відключати доступ працівника до корпоративних систем та ресурсів після його звільнення, забезпечуючи захист конфіденційної інформації.
- Шифрування даних: Використання технологій шифрування для захисту даних під час передачі та зберігання. Це може гарантувати, що конфіденційна інформація залишається захищеною навіть після звільнення працівника.
- Зворотний зв’язок та аналіз даних:
- Анкетування та опитування: використання онлайн-опитувань для більш швидкого збору інформації від працівника, що звільняється. Це допомагає зрозуміти причини його звільнення та знайти шляхи покращення робочих процесів.
- Аналіз даних: інструменти аналітики можуть використовуватись для аналізу зібраних даних та виявити проблеми у процесі офбордингу.
- Соціальні мережі та підтримка контактів:
- Платформи для підтримки контактів: використання професійних соціальних мереж, таких як LinkedIn, для підтримки контактів з колишніми працівниками. Це може бути корисно для майбутнього співробітництва або рекрутингу.
Технології можуть значно спростити процес офбордингу та покращити його якість. Вони допомагають автоматизувати рутинні завдання, зберігати та передавати знання, захищати конфіденційну інформацію та підтримувати зворотний зв’язок.
Висновок
Офбординг – це невід’ємна частина життєвого циклу працівника, яка відіграє дуже важливу роль у загальній атмосфері всередині компанії. Ефективний процес офбордингу допомагає зберегти позитивні відносини з працівниками, навіть після їхнього звільнення, а також забезпечити стабільні робочі процеси та захист конфіденційної інформації.
Правильний підхід до офбордингу включає кілька ключових етапів, таких як планування виходу, проведення вихідних інтерв’ю, передача знань та управління доступом до корпоративних ресурсів.
Ефективний офбординг не лише сприяє зниженню стресу для працівників та команди, але й допомагає компанії підтримувати свою репутацію як відповідального роботодавця. Якщо ви вирішили звільнити свого працівника або він сам проявив таке бажання – зробіть це правильно!
Вам також може сподобатися
